Là thiết bị phổ biến cho việc chấm công, máy chấm công nhiều khi lại mang lại nhiều vấn đề cho HR mà không phải ông chủ nào cũng biết.
GẶP TRỤC TRẶC THƯỜNG XUYÊN
Một số máy chấm công thường xuyên gặp trục trặc như lấy vân tay chậm, không nhận vân tay, mất kết nối phần mềm hay thậm chí hư hỏng… Những lần như vậy bộ phận HR không có cách nào khác là liên hệ nhà cung cấp sửa chữa hoặc thay thế. Tuy nhiên, không phải bao giờ việc sửa chữa ngay lập tức được thực hiện, việc này không chỉ mất thời gian mà còn mất công của nhân viên.
MẤT THỜI GIAN THIẾT LẬP VÂN TAY
Mỗi khi có nhân viên mới, công việc đầu tiên là phải thiết lập để lấy dấu vân tay, việc này tuy chỉ lấy 1 lần nhưng rất bất tiện trong công việc. Các máy chấm công nếu không cùng hãng thì không thể nào đồng bộ dữ liệu vân tay qua lại của nhau khiến cho việc doanh nghiệp chỉ gắn với 1 hãng duy nhất vì khi thay nhà cung cấp lại mất thời gian thiết lập lại.
Việc sử dụng thẻ từ cũng không mấy thuận lợi khi phải kiểm soát thẻ, cấp lại thẻ khi nhân viên báo mất. Đối với các mô hình sử dụng nhân viên thời vụ, việc sử dụng vân tay cho nhóm này mất rất nhiều thời gian cho HR và cũng như nhân viên.
TỐN THỜI GIAN KHẢO SÁT ĐI DÂY ĐIỆN,DÂY MẠNG
Việc thiết lập máy chấm công đa phần phải thi công dây điện hay dây mạng và gắn vào tường. Đối với các xưởng sản xuất lớn, khu vực cần quản lý rộng việc phải đi hàng chục hay hàng trăm mét dây mạng khiến cho dữ liệu truyền không ổn định và dễ hỏng hóc và khó sửa chữa. Khi thay đổi sang địa điểm mới việc di chuyển máy chấm công và đi lại dây điện và mạng gây tốn thêm thời gian và chi phí.
QUÊN CHẤM CÔNG HOẶC CHẤM CÔNG HỘ
Đối với việc chấm công hộ trên máy chấm công, quên chấm công là việc rất dễ xảy ra. Để giải quyết vấn đề này bộ phận HR cần đưa ra các cơ chế phạt, các quy định đôi khi gây bức xúc cho người lao động. Đối với các công ty không quan trọng việc chấm công, nhân viên có thể không đến làm việc và vẫn được ghi nhận công có thể khiến văn hóa làm việc của công ty không đi vào nề nếp.
PHẦN MỀM QUẢN LÍ MIỄN PHÍ NHƯNG LẠI KHÓ SỬ DỤNG
Các máy chấm công thường có phần mềm đi theo máy của nhà sản xuất, tuy nhiên các phần mềm này thường không sử dụng được, do vậy khách hàng sẽ sử dụng phần mềm của nhà nhập khẩu thiết bị. Vì không phải là đơn vị chuyên xây dựng phần mềm nên các phần mềm này thông thường rất phức tạp, thiết kế xấu và thỉnh thoảng gặp lỗi, làm tốn khá nhiều thời gian trong quá trình sử dụng. Tuy vậy, do không có sự lựa chọn nào khác, khách hàng vẫn phải sử dụng phần những mềm này.
KHÔNG ĐÁP ỨNG ĐƯỢC YÊU CẦU NGHIỆP VỤ
Nhiều phần mềm có chất lượng không tốt hoặc không giải quyết được các vấn đề của doanh nghiệp nên tại nhiều công ty, bộ phận HR vẫn phải xuất file thô từ phần mềm máy chấm công và tính toán trên Excel mới có thể hoàn thành được bảng công của mình.
KHÔNG THỂ QUẢN LÍ CHÍNH XÁC THỜI GIAN THỰC CỦA NHÂN VIÊN
Các máy chấm công đa phần không có cơ chế kết nối internet, do vậy việc sử dụng phần mềm để giám sát nhân viên vào ra theo thời gian thực là bất khả thi. Điều này thường gây ra rắc rối đối với các mô hình quản lý nhiều chi nhánh như F&B và bán lẻ vốn cần điều chuyển và vận hành ca làm rất linh hoạt.
Trên đây là những chia sẻ của Góc Nhìn Thông Minh về "nỗi khổ" của người dùng khi sử dụng máy chấm công gặp phải. Tuy nhiên, hiện nay đã có khá nhiều giải pháp để khắc phục tối đa những vấn đề trên như Máy chấm công nhận diện khuôn mặt AI và những Phần mềm chấm công để giúp cho người dùng dễ dàng hơn trong việc chấm công cũng như quản lí việc chấm công của người lao động.